Valider les factures fournisseurs, quand on est bailleur social.
Rapprochement avec le bon de commande, plafonds de validation, délégations, retours de la comptabilité. On a livré ce circuit chez Harmonie Habitat, et il tourne en production.
En bref
Nemuria développe des applications métier sur-mesure pour les bailleurs sociaux, depuis la Loire-Atlantique. Notre réalisation publiée dans ce domaine est VisiFact, l'application de validation des factures fournisseurs d'Harmonie Habitat, bailleur social basé à Saint-Herblain, près de Nantes : cadrage le 18 juin 2026, premier MVP démontré deux semaines plus tard, mise en production le 11 septembre 2026. L'application est hébergée sur l'infrastructure du client et couverte par un contrat de maintenance de 12 mois. Quatre versions ont suivi depuis le lancement, dont la lecture des factures par l'IA (version 1.4).
Ce n'est pas la facture
qui coûte du temps.
Le problème d'une direction financière de bailleur n'est presque jamais la facture elle-même. C'est le trajet qu'elle fait entre son arrivée et son règlement, et tout ce qui peut l'y arrêter.
Le rapprochement avec le bon de commande
La facture arrive, le bon de commande vit dans l'ERP. Quelqu'un fait le lien à la main, vérifie que l'écart reste dans ce qui est toléré, et recommence à chaque ligne.
Les plafonds de validation
Chacun valide jusqu'à un certain montant. Au-dessus, la facture doit remonter. Quand la règle vit dans un tableur ou dans la tête des gens, elle finit par être appliquée de mémoire.
Les délégations
Un valideur part en congés, un poste change de titulaire. Sans délégation gérée quelque part, les factures s'arrêtent dans une boîte mail que personne ne relève.
Les allers-retours avec la comptabilité
La compta renvoie une facture pour un motif précis. Le motif circule par mail, se perd, et la même correction est demandée deux fois.
« Où en est ma facture ? »
La question revient chaque semaine, du fournisseur, du service demandeur ou de la direction financière. Sans historique commun, y répondre demande une enquête.
La réforme règle le format
d'arrivée, pas le circuit.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques. L'obligation d'émettre suit un calendrier par taille : depuis le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, à partir du 1er septembre 2027 pour les PME, les TPE et les micro-entreprises.
Recevoir une facture au format structuré ne dit rien de ce qui se passe ensuite : le rapprochement, les plafonds, les délégations et la trace restent à votre charge.
Calendrier officiel publié par l'administration fiscale : impots.gouv.fr. Vérifiez votre situation avec votre expert-comptable : nous ne sommes ni conseil fiscal ni éditeur de plateforme.
Sur-mesure ou module
de votre éditeur ?
Le sur-mesure n'est pas toujours la bonne réponse. Voici comment on tranche, et quand on vous dira de ne pas nous appeler.
- Votre circuit a ses propres règles : plafonds par personne, paliers d'escalade, délégations, et le standard de votre progiciel ne sait pas les reproduire.
- Les factures doivent être rapprochées d'un ERP métier propre au logement social, que le module du marché ne lit pas.
- Les données doivent rester sur votre infrastructure, sans transiter par un service tiers.
- Le circuit traverse plusieurs services, gestionnaires, valideurs et comptabilité, avec des renvois à tracer dans les deux sens.
- Votre circuit tient dans le standard de votre progiciel : activez son module, il vous coûtera moins cher qu'un développement sur-mesure.
- Le besoin se limite à recevoir les factures au bon format : une plateforme de dématérialisation suffit.
- Le processus n'est pas encore stabilisé en interne : écrivez-le d'abord, on cadrera ensuite.
- Personne chez vous ne peut être référent sur le projet, même à temps partiel.
VisiFact, chez
Harmonie Habitat.
Harmonie Habitat est un bailleur social basé à Saint-Herblain, dans l'agglomération nantaise. VisiFact est l'application web qui porte désormais la réception, le contrôle et la validation de ses factures fournisseurs, connectée à sa plateforme de dématérialisation, à son ERP et à son annuaire.
- 12 sem.
- du cadrage à la mise en production
- 2 sem.
- pour un premier MVP démontré
- 3
- systèmes connectés : dématérialisation, ERP, annuaire
Votre circuit de validation vous coûte du temps ?
30 minutes pour le décrire tel qu'il est aujourd'hui. On vous dit si un logiciel sur-mesure se justifie, ou si votre progiciel suffit.